Jundiaí armazena 84 milhões de processos da Justiça

O presidente do Tribunal de Justiça de São Paulo, desembargador Manoel de Queiroz Pereira Calças, reuniu-se com a empresa Iron Mountain, responsável pelo arquivo geral da Corte paulista.

O encontro ocorreu na sede da empresa, na cidade de Jundiaí. A equipe responsável pelo projeto de gestão documental do TJSP apresentou o resultado da “Operação Jundiaí” – transferência do acervo de processos findos do arquivo central do Ipiranga para as dependências da Iron Mountain.

Além disso, o presidente visitou as instalações em que se encontram acondicionados os processos e onde estão sendo realizados os trabalhos de catalogação e determinação de temporalidade dos autos.

A “Operação Jundiaí” durou seis meses e foi concluída no dia 8/11. Agora, todo acervo do TJSP – 9,5 milhões de volumes, que corresponde a 84 milhões de processos – está armazenado em três áreas de arquivo: uma com 15 mil m², localizada na cidade de Itupeva; um galpão de 12 mil m² e uma área de 9 mil m² com dois prédios de seis e sete andares (arquivos verticais), junto à sede da Iron Mountain. A empresa ostenta a maior concentração de caixas armazenadas da América Latina.

A transferência do acervo proporcionou à Corte paulista a redução de gastos com locação de espaço, serviços de guarda, arquivamento e desarquivamento, além de otimizar o processo de catalogação para fins de guarda e eliminação. O projeto traz à Corte paulista uma economia mensal de aproximadamente R$ 636 mil e anual de R$ 7,6 milhões.

Também faz parte do projeto a catalogação dos processos. Segundo a diretora comercial da empresa, Roseli de Fátima Domingues, apenas 35% dos processos já possuíam informações básicas registradas em sistema. Por isso, atualmente todo o acervo está sendo catalogado por uma equipe de cerca de 240 funcionários, que identifica se o processo é de guarda permanente, temporal (indicando o prazo de guarda) ou destinando a descarte, de acordo com as diretrizes e tabela de temporalidade. A estimativa é de 210 mil processos catalogados por mês – cerca de 2,5 milhões de processos catalogados por ano.

 

Números da Iron Mountain no Projeto Gestão Documental TJSP
Nº de colaboradores na desmobilização do Complexo Ipiranga 75
Caixas processadas 916 mil
Livros embalados 6 mil
Número de viagens realizadas para transporte do acervo 460
Número de caixas armazenadas 8,4 milhões
Requisições de desarquivamento 65 mil
Novos arquivamentos 140 mil
Caixas movimentadas no processo de catalogação 21 mil
Horas de desenvolvimento sistêmico 8,6 mil
Total de colaboradores envolvidos no projeto ~400

 

O trabalho de catalogação maciça do acervo é de grande impacto para o cumprimento da Resolução 637/13 do TJSP e da Recomendação 37/11 do Conselho Nacional de Justiça, que preveem a identificação dos processos. A lei determina que são de preservação permanente as ações civis públicas, os inventários e partilhas, as desapropriações, as ações relacionadas aos direitos humanos, as relacionadas a acidentes aéreos e ferroviários e ações criminais sujeitas a revisão a qualquer tempo, entre outras.

Participaram da reunião os juízes assessores da Presidência Renato Hasegawa Lousano e Ana Rita de Figueiredo Nery (Tecnologia, Gestão e Contratos); o gerente de Contas Especiais Marcos Paulo Justino; o diretor operacional João Paulo Furlaneto; a diretora operacional Edina Delaiy; a gerente operacional Erica Vitulskis; o gerente de Implantação Fábio Abrahão; a gerente de Suporte à Negócios Eliani Usifati; o gerente de Desenvolvimento Márcio Prado; a supervisora de projetos Ana Salgado; a secretária de Primeira Instância do TJSP Simone Bento; e os servidores Luiz Carlos Garcia Cardoso e Luciana Pires Gonçalves.